REFERAT FRA STYREMØTE 25. SEPTEMBER 2018

 
Tilstede: Jan Dalen (møteleder), May Berthelsen, Endre Kleiveland, Marianne Njøten, Hans Petter Dalby, Lena Høvik (vara) og Tine Bjonge (DL og referent).
Endre Kleiveland ønsket velkommen til DNT og orienterte om foreningens virksomhet.

Sak 37-18 Godkjenne innkalling og saksliste

Det var ingen kommentarer til innkalling og saksliste. Tine stilte spørsmål ved praksisen med å innkalle både ordfører og varaordfører til alle styremøter, spesielt da disse ikke pleier å møte. Hun foreslo heller at ordfører blir innkalt ved behov, som til siste møte før årsmøte. Enighet om å sjekke vedtektene og å ta forslaget opp til behandling på neste møte.
Vedtak 1: Innkalling og saksliste er godkjent.
Vedtak 2: Praksisen rundt hvem som innkalles til styrets møter og får styrepapirer, utover styrets egne medlemmer, tas opp til ny vurdering på neste styremøte.
Saksunderlag: Innkalling med saksliste til styremøte 25. september 2018

Sak 38-18 Godkjenne referat fra styremøte 14. juni

Det var ingen kommentarer til referatet. Tine forslo at styrereferater må godkjennes før publisering på hjemmesiden. Praksis i dag er at de godkjennes på neste styremøte, lenge etter publisering.
Vedtak 1: Referat fra styremøte 14. juni er godkjent.
Vedtak 2: Styrereferater skal godkjennes før publisering på nett. Godkjenning per e-post er tilstrekkelig.
Saksunderlag: Referat fra styremøte 14. juni 2018

Sak 39-18 Orienteringssaker

a) Nordisk møte 20-21. juni
Jan orienterte fra Nordisk møte 20-21. juni. Nordisk samarbeid (Finland, Sverige, Danmark, Norge) har lange tradisjoner. Vi er ganske forskjellige, men de årlige samlingene oppleves som nyttige. Vanligvis deltar både styreleder og daglig leder, men denne gangen var Jan alene. Ble diskutert å utvide samarbeidet, både flere nasjoner (baltiske landene) og andre studieforbund. Det planlegges nytt dagsmøte i Stockholm ut på høsten. Danskene er i føringen.
b) KDL-møe i Vågå 6. september
Tine orienterte fra KDL-møte i Vågå 6. september. Mye generelt, herunder GDPR, som vi må ta tak i. Tine ønsket imidlertid å vente litt, og låne fra VOFO/andre studieforbund når de har gjort forarbeidet. Innkalling til orienteringsmøte i Kunnskapsdepartementet (KD) kom under møtet, og ble naturlig også behørig diskutert.
c) VOFO-møte 18. september
Tine orienterte fra VOFO-møte 18. september. Mesteparten av møtet gikk med til å diskutere mulige utfall av kommende møte i KD og evt felles strategi. I tillegg til gjennomgang av VOFOs databehandleravtale for KursAdmin.
d) Orienteringsmøte i Kunnskapsdepartementet 20. september
Tine orienterte fra orienteringsmøtet i KD 20. september. Både Kunnskapsminister Sanner og Kulturminister Grande deltok på møtet, der én representant fra henholdsvis Kompetanse Norge, VOFO og hver av de 14 studieforbundene fikk delta. Lite ble sagt direkte, men mellom linjene var det klart at det vil bli endringer i studieforbundsordningen. Det kan virke sannsynlig med en deling mellom Kunnskapsdepartementet og Kulturdepartementet (KUD) av noe slag. I tillegg til en form for regionalisering. Nær samtlige studieforbund uttrykte skepsis til en regionalisering. Vedr evt deling mellom KD og KUD var stemningen mer avventende. I etterkant samlet studieforbundene seg hos VOFO for oppsummering. Styret uttrykte enighet om å følge utviklingen tett og støtte opp om VOFO. Viktig at vi er kjappe med vår kommentar til statsbudsjettet når det kommer 8. oktober. Pengestrømmen er det viktige for oss, ikke hvilket departement vi ligger under. En eventuell regionalisering av pengefordelingen vil kunne rasere studieforbundsordningen.
Saksunderlag: Innkalling til møte med kunnskapsministeren.
e) Kursstatistikk per august 2018
Tine la frem kursstatistikken per august 2018, som viser 1761 gjennomførte kurs, mot 1741 på samme tid i fjor. Antall deltagere så langt er 15 804, mot 16 721 på samme tid i fjor. Gjennomførte timer er 36 578, og utbetalte tilskudd er totalt 3 650 890 kr, mot 34 621 timer og 3 459 299 kr på samme tid i fjor. 14 nye kursplaner er godkjent siden siste styremøte (14/6-23/9). Av disse er to erstatning for tidligere kursplaner som ikke kunne rettes pga programfeil. I hele 2018 er det så langt godkjent 57 nye kursplaner, mot 78 i samme periode i fjor. Hans Petter ytret ønske om involvering av medlemsorganisasjonene ved godkjenning av studieplaner fra deres medlemsforeninger. Lena tok til orde for å promotere tilretteleggingstilskuddet bedre, da det nok er mange kurs som kunne fått det om det bare hadde vært søkt.
Vedtak: Det innføres ny rutine der våre medlemsorganisasjoner automatisk skal få mulighet til å uttale seg, og evt stoppe godkjenning av nye studieplaner fra egne medlemsforeninger.
Saksunderlag: Kursstatistikk per august 2018 og august 2017.
f) Regnskap per august 2018
Tine gikk kort gjennom regnskapet per august 2018. Inntektene ligger på samme nivå som i fjor (+ 14 281 kr), mens det på kostnadssiden er brukt 285 944 kr mer enn på samme tid i fjor. Dette skyldes i hovedsak større utbetaling av tilskudd og innleie av ekstern hjelp i ansettelsesprosessen av ny daglig leder. Samlet gir det et overskudd på 1 274 450 kr når det er 4 måneder igjen av regnskapsåret. Det er budsjettert med et underskudd på 500 000 kr ved årsslutt. Dette må ikke overskrides.
Vedtak 1: Tine setter så snart som mulig opp en økonomisk prognose for hele 2018, hvorpå det avholdes et telefon-/e-poststyremøte vedr eventuelle innstrammings-tiltak.
Saksunderlag: Budsjett- og regnskapsoversikt per 31. august 2018.

Sak 40-18 Administrasjon/Kontor

Tine presenterte noen tanker/erfaringer så langt, blant annet at IT-løsningene oppleves sårbare. Det er viktig med robuste systemer og back up. Hun skal ha møte med Mats Grimsgaard i morgen (26/9) for statusoppdatering og planlegging. Hun ønsker også å opprette en løsning for lagring av styredokumenter, som styremedlemmene kan logge seg inn på og hente ut nåværende og tidligere dokumenter, uten å måtte lete i e-poster. I tillegg vil hun lage faste skjema for reiseregninger og utlegg som ansatte, tillitsvalgte og frivillige skal bruke. Videre, det ligger i kortene at det i nær fremtid vil kunne bli store endringer i studieforbundsordningen, herunder mye usikkerhet rundt økonomi. Hun foreslo derfor å utsette ansettelsen av en tredje person (studiekonsulent) på kontoret til situasjonen er mer avklart. Som fersk i stolen trenger hun også mer tid til å få oversikt over hvilken kompetanse vi trenger. Det er kommet inn 32 søkere på stillingen, som ble utlyst før hun begynte. Disse må i så fall få skikkelig beskjed, med beklagelse og begrunnelse for utsettelsen. Med nåværende personal vil kontoret kunne håndtere daglig drift, men ha svært begrenset mulighet til å jobbe med utvikling. Det er med andre ord fortsatt sterkt ønskelig å utvide administrasjonen til tre ansatte den dagen det ansees som økonomisk forsvarlig. Til sist, men ikke minst, er hun opptatt av å unngå å senke timesatsen fra nyttår, hvis de er mulig å unngå det. Dette bør vurderes på ny, sammen med nødvendig revidering av budsjettet for 2019 på neste styremøte.
Vedtak 1: Tine sender styret en oppsummering etter møtet med Mats vedrørende forbundets eksisterende IT-løsninger.
Vedtak 2: Ansettelse av en tredje person på kontoret er fortsatt ønskelig, men utsettes til den politiske og økonomiske situasjonen er mer avklart.
Vedtak 3: Budsjett for 2019 tas opp igjen til vurdering og evt revidering på neste styremøte.

Sak 41-18 Styreseminar 4-5. desember

Det er tidligere bestemt at styreseminaret 4-5. desember skal være på Garder kurs og konferansesenter. Finns avskjedsmiddag tenkes slått sammen med styremiddagen 4. desember samme sted. I tillegg til Finns nærmeste vil det blant annet være naturlig å invitere representanter fra våre medlemsorganisasjoner og KDL-forbundene. Hans Petter/Endre spilte inn forslag om å spørre Kjærsti Gangsø fra Kultur og tradisjon om også å gjeste styreseminaret og innlede på temaet «Utdanningsløp i samarbeid med høyere utdanning». Ut over det vil det være nok ordinære styresaker til å fylle programmet.
Vedtak 1: Det holdes avskjedsmiddag med gjester for Finn Grimsgaard på Garder kurs og konferansesenter 4. desember.
Vedtak 2: Kjærsti Gangsø forespørres om hun har anledning til å være innleder/foredragsholder på styreseminaret 4-5. desember.

Sak 42-18 Oslo Miljøhovedstad 2019

Vi er godkjent som samarbeidspartner for Oslo Miljøhovedstad 2019. Tine og May redegjorde for prosjektet så langt, med positiv respons fra styret. Opprinnelig plan var at Årskonferansen 2019 skulle være vårt bidrag i sin helhet. Det er nå endret til at dag 1 er vanlig årskonferanse, mens dag 2 og evt dag 3 blir «Grønn kursdag», hvor vi utfordrer våre medlemsorganisasjoner til å bidra med smakebiter fra sine kurs. Urbant friluftsliv skal være den grønne tråden gjennom hele arrangementet.
Vedtak 1: Årskonferansen 2019 (dag 1, 29/8) legges til lokalene til DNT på Youngstorget i Oslo.
Vedtak 2: Det opprettes en arbeidsgruppe som skal jobbe frem program og promotere GRØNN KURSDAG, bestående av en representant fra hver av styremedlemmenes organisasjoner (DNT, NJFF, NKK, DNH, NBF) og Tine. Representantene meldes inn til Tine.
Saksunderlag: Foreløpig invitasjon/program

Sak 43-18 N&M Strategi og virksomhetsplan

Enighet om å utsette oppfølgingen av strategi og virksomhetsplan til neste møte.
Vedtak: Gjennomgang av status i forhold til strategi og virksomhetsplan utsettes til neste styremøte.
Saksunderlag: N&M Strategi og virksomhetsplan

Sak 44-18 Restansesaker

Vedtaksliste 2017-2018 var sendt ut. Viktig å følge opp Status og oppfølging av tidligere vedtak. Tine gjennomgikk kort de mest aktuelle punktene.
Vedtak: Vedtakslisten skal ajourføres til hvert styremøte og styret skal orienteres om eventuelle restansesaker.
Saksunderlag: Vedtaksliste 2017-18

Sak 45-18 Eventuelt

Ingen saker.