Protokoll fra styremøtet 27. februar 2018

Møtested: 4H Norge, Bråteveien 200, Skjetten.

Til stede: Jan Dalen, May Berthelsen, Hans Petter Dalby, Marianne Njøten og Sølvi Svendsen.
Eli Åsen kom senere og deltok under behandling av sakene 4, 5 og 10-14.
Dessuten møtte: Odd Erik Randen (studiekonsulent) og Finn Grimsgaard (daglig leder).

Signe Lindbråten og Marte Gustad Iversen ønsket velkommen og orienterte kort om status i 4H Norge.

Til behandling:

Sak 1-18 – Godkjenning av innkalling/saksliste

Vedtak: Godkjennes.

Sak 2-18 – Protokoll fra styremøtet 29. november

Vedtak: Godkjennes.

Sak 3-18 – Referatsaker
  1. Kursstatistikk 2017 (3.074 kurs/65.401 timer / +4%)
  2. Tilretteleggingstilskudd i 2017 (5 kurs)
  3. Annullerte kursrapporter
  4. Kursstatistikk pr 26. februar (179 kurs / 3.166 timer)
  5. Godkjent 26 nye studieplaner siden sist.
  6. Statstilskudd for 2018 (kr 1.500.000 + kr 6.868.287 + kr 9.360 = kr 8.377.647)
  7. Evaluering av tilskuddsordningen til studieforbundene
  8. Tilretteleggingstilskudd – dugnadstimer?
  9. Reisestipendtildelinger for 2018
  10. Kurslederkurs-prosjektet avsluttet
  11. Stadig forsinkelser i arbeidet med nytt dataprogram for studieforbundene (VOFO)
  12. Medlemsorganisasjonenes opplæringsplaner evalueres/justeres
  13. N&M-nytt nr 8/17 og nr 1/18
  14. Årsmøter i fylkesavdelingene
  15. Høringssvar på nye fylkesavdelings-grenser
  16. 4H Trøndelag: Voksensamling (Odd Erik Randen)
  17. Arendalsuka 2018
  18. Valgkomiteens innstilling
Sak 4-18 - Bemanning på kontoret

Daglig leder har fylt 70 år og ønsker å slutte i Studieforbundet 1. august. Studiekonsulenten har fått ny stilling i et annet studieforbund og ønsker å slutte 15. mai.

Vedtak:

  1. Studiekonsulent Odd Erik Randens ønske om å få slutte 15. mai aksepteres.
  2. Stillingen som studiekonsulent utlyses først etter at ny daglig leder er tilsatt.
  3. Det innhentes tilbud på ekstern hjelp for å få ansatt ny daglig leder.
Sak 5-18 - Justert budsjett 2018

Statstilskuddet for 2018 er lavere enn forutsatt i årsmøtets budsjettvedtak. Bemanningssituasjonen i Studieforbundet kan innebærer vesentlige endringer i lønnskostnader og andre poster (økte utgifter og innsparinger). Studieforbundet har en egenkapital på ca 1,8 mill. kroner som kan dekke underskudd.

Vedtak:

  1. Kurstilskuddet opprettholdes på kr 100 pr time i 2018.
  2. Justert budsjett for 2018 med en foreløpig underdekning på kr 500.000 godkjennes.
Sak 6-18 - Forslag til justert strategi- og virksomhetsplan

Vedtak: Forslag til justert strategi- og virksomhetsplan legges frem for godkjenning på årsmøtet 23. mai.

Sak 7-18 - Krav for utbetaling av kurstilskudd

«Utgifter og inntekter i forbindelse med kurs skal regnskapsføres av arrangøren og må kunne dokumenteres med bilag ved kontroll» er et av kravene for å få utbetalt kurstilskudd. Videre skal det ved rapportering anslås hvor mange gratis dugnadstimer arrangøren har lagt ned for å få gjennomført kurset. Styret drøftet en eventuell endring av praksis når det gjelder utbetaling av kurstilskudd til kurs som ikke har oppgitt inntekter/utgifter/dugnadstimer ved rapportering av gjennomførte kurs. Styret ønsker å opprettholde et enkelt system som er lett å forstå for brukerne og enkelt å administrere for Studieforbundet. Det er viktig at systemet verdsetter eventuell dugnadsinnsats.

Vedtak:

  1. Ved rapportering av gjennomførte kurs skal minimum feltet "utgifter" eller "dugnadstimer" være utfylt for å få kurstilskudd.
  2. Det utarbeides et regnskapsskjema som tibys kursarrangører for å få listet opp aktuelle utgifter i forbindelse med kursgjennomføring.
Sak 8-18 - Pedagogisk utviklingsarbeid

Pedagogisk utviklingsarbeid skal stimulere til nytenkning, kvalitetsheving, videreføring av aktivitet og økt kursaktivitet.

Vedtak:

  1. Det avsettes kr 50.000 til å fullføre prosjektet med kurslederkurs.
  2. Det avsettes kr 100.000 som medlemsorganisasjonene kan søke på til pedagogisk utviklingsarbeid i 2018.
Sak 9-18 - Årskonferansen

Studiekonsulenten som har hatt en sentral rolle i forberedelser og gjennomføring av årskonferansene, slutter 15. mai. Samtidig skal daglig leder skiftes ut.

Vedtak: Det avholdes ikke årskonferanse i 2018 grunnet bemanningssituasjonen i Studieforbundet, men styret er innstilt på å komme sterkere tilbake neste år.

Sak 10-18 - Alternative modeller for statstilskudd

Den statlige tilskuddsordningen til studieforbundene er under evaluering. VOFO ønsker å ha en rolle i prosessen og fronte innspill fra studieforbundene i Norge. I den forbindelse har VOFO beskrevet tre alternative tilskuddsmodeller og bedt om tilbakespill fra studieforbundene.

Styret mener bl.a. at studieforbundene må vise vilje til forandring. Studieforbundene bør være noe mer enn "pengefordeler". Vi ønsker ikke at halve voksenopplæringsbevilgningen skal gå til "arbeidsliv"-kurs. Vi vil bl.a. ha et system som verdsetter at det arrangeres kurs på små steder og over hele landet.

Sak 11-18 - VOFOs årsmøte 31. mai

Studieforbundet kan møte med 3 representanter.

Vedtak: Studieforbundet møter med Jan Dalen, May Berthelsen og Finn Grimsgaard.

Sak 12-18 - Nytt medlem/varamedlem til valgkomiteen

Valgkomiteen skal fornyes med 1 fast medlem for 3 år og styret foreslår at det velges 1 varamedlem for 1 år i tillegg. Styret drøftet aktuelle kandidater og Jan Dalen tar kontakt med aktuelle kandidater før neste styremøte.

Sak 13-18 - Regnskap 2017

Regnskapet er gjort opp med et underskudd på kr 108.386 og er satt opp etter revisors råd/anbefaling.

Vedtak: Regnskapet godkjennes og legges fram for årsmøtet.

Sak 14-18 - Årsrapport 2017

Årsrapport 2017 presenteres i ny, kort form i tråd med revisors anbefaling.

Vedtak: Årsrapport 2017 godkjennes og legges fram for årsmøtet.

Eventuelt

Neste styremøte ønskes lagt sentralt i Oslo, f.eks. hos VOFO med etterfølgende avskjedsmiddag med ansatte.

 
Finn Grimsgaard
referent